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受注後の流れとメモを進捗確認用に活用する方法

      2015/08/09

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水無瀬 葵@バイマ(BUYMA)輸入学部
水無瀬 葵@バイマ(BUYMA)輸入学部

受注が入ったら

 

お客さんから受注が入る時が一番、うれしいですよね。まず受注が入ったら、なるべく早く、お礼のメッセージを送ります。

 

BUYMAは受注してから、商品を海外より仕入れるので、お客さんの手元に商品をお届けするまで、お届け日数を約14日~21日で設定します。

 

そのため、輸送中のトラブルによる遅延があった際、お届けまで更に時間が必要になりクレームになるケースがもあります。このようなトラブルは不可抗力ですので、時としておこる可能性があります。

 

そのような際には、特にそれまでお客さんとこまめにコミュニケーションを取ることでクレームになる可能性が低くなります。

 

一方、お客様との連絡をほとんど取らず、必要最低限の連絡や経過報告をしない時は、

 

・ 評価で「不満」の評価がつく
・ 返品や返金になる

 

このような事態を避けるために、日ごろからのお客さんとコミュニケーションをとるようにしましょう。メッセージのやり取りは、最低限、以下のタイミングで行うようにしましょう。

 

1. 受注直後…ご注文に対するお礼のメッセージ

 

2. 買付が完了したとき…注文いただいた商品の買付完了メッセージ

 

3. 海外の仕入れ先の発送後…仕入れ先からの商品発送完了メッセージ

 

4. 途中経過(予定より時間がかかるとき)…現在、輸送中・輸送状況のメッセージ

 

5. 発送通知…検品後、お客さんのもとへ発送完了メッセージ

 

上記の5回は、必ず行ったほうがよいです。また、1回の連絡後、5日以内に次の返信を心掛けるようにしましょう。

 

お客さまからの回答は24時間以内に返信を心掛け、それ以上かかった時は、回答が遅くなりまして申し訳ありません、などの一文を付け加えるようにしましょう。

 

 

受注メモはお客様とのやり取りの途中経過を記載

 

受注がありますと、販売管理メニューの「受注リスト」に追加されます。その受注リストの右側に「受注メモ」というメモ欄がありますので、そちらにお客さまとのやりとりの途中経過を記載します。

 

受注数が少ない場合はよいのですが、受注が増えてくると、その受注がどういう状況にあるか確認できるようにしておくと、とても便利なので、ぜひ、活用してくださいね。

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水無瀬 葵@バイマ(BUYMA)輸入学部
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 - BUYMA(バイマ)販売

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