受注が入ったら
お客さんから受注が入る時が一番、うれしいですよね。まず受注が入ったら、なるべく早く、お礼のメッセージを送ります。
BUYMAは受注してから、商品を海外より仕入れるので、お客さんの手元に商品をお届けするまで、お届け日数を約14日～21日で設定します。
そのため、輸送中のトラブルによる遅延があった際、お届けまで更に時間が必要になりクレームになるケースがもあります。このようなトラブルは不可抗力ですので、時としておこる可能性があります。
そのような際には、特にそれまでお客さんとこまめにコミュニケーションを取ることでクレームになる可能性が低くなります。
一方、お客様との連絡をほとんど取らず、必要最低限の連絡や経過報告をしない時は、
・ 評価で「不満」の評価がつく
・ 返品や返金になる
このような事態を避けるために、日ごろからのお客さんとコミュニケーションをとるようにしましょう。メッセージのやり取りは、最低限、以下のタイミングで行うようにしましょう。
1. 受注直後…ご注文に対するお礼のメッセージ
2. 買付が完了したとき…注文いただいた商品の買付完了メッセージ
3. 海外の仕入れ先の発送後…仕入れ先からの商品発送完了メッセージ
4. 途中経過（予定より時間がかかるとき）…現在、輸送中・輸送状況のメッセージ
5. 発送通知…検品後、お客さんのもとへ発送完了メッセージ
上記の5回は、必ず行ったほうがよいです。また、1回の連絡後、5日以内に次の返信を心掛けるようにしましょう。
お客さまからの回答は24時間以内に返信を心掛け、それ以上かかった時は、回答が遅くなりまして申し訳ありません、などの一文を付け加えるようにしましょう。
受注メモはお客様とのやり取りの途中経過を記載
受注がありますと、販売管理メニューの「受注リスト」に追加されます。その受注リストの右側に「受注メモ」というメモ欄がありますので、そちらにお客さまとのやりとりの途中経過を記載します。
受注数が少ない場合はよいのですが、受注が増えてくると、その受注がどういう状況にあるか確認できるようにしておくと、とても便利なので、ぜひ、活用してくださいね。